Administracija je čin upravljanja, planiranja, kontrole i usmeravanja različitih resursa dostupnih osobi, preduzeću ili organizaciji, kako bi se postigao niz ciljeva. Modernizacija poslovanja sve više zahteva visokoobrazovane stručnjake iz sfere administracije. U kompanijama pozicija poslovnog administratora svaki dan sve više dobija na značaju. Nijedna firma ni organizacija ne može uspešno poslovati bez stručne administracije. Tako da je izvesno da se poslovi vezani za administraciju pozicioniraju među najzastupljenijim zanimanjima u svetu.
Šta je administracija?
Administracija je društvena nauka koja proučava organizacije, privatne i javne, i raznolike strategije planiranja, koordinacije, kontrole i usmeravanja koje se primenjuju u upravljanju resursima namenjenim za optimizaciju njihovog rada i koje garantuju postizanje ciljeva.
Reč administracija potječe od latinskog administratio, složenica od reči ad, „prema“ i ministratio, „služiti“ ili „davati usluge“. Na taj se način reč odnosi na rad, strukturu i rad preduzeća ili organizacija koji su u službi drugih.
Način upravljanja organizacijama odrediće da li će moći da efikasno koriste svoje resurse za postizanje predloženih ciljeva. Stoga uloga administratora snažno utiče na performanse organizacija, a administrativne studije su interdisciplinarne i povezane sa drugim oblastima koje takođe intervenišu u akciji upravljanja preduzećem ili organizacijom, stoga uključuju znanje, između ostalog, o ekonomiji, statistici, računovodstvu, marketingu i pravu.
Neke nauke koje se smatraju administrativnim su, na primer, marketing ili poslovna administracija, koja proučava ponašanje potrošača na tržištu, i računovodstvo ili finansijsko upravljanje, koje pruža korisne informacije za donošenje ekonomskih odluka.
Stoga administrator ima široko znanje za rad u raznim oblastima, kao što su marketing i oglašavanje, međunarodno poslovanje ili spoljna trgovina, informacioni sistemi, upravljanje zaštitom životne sredine, logistika.
S druge strane, pojam administracija može se razlikovati u zavisnosti od smisla u kome se koristi, iako je svrha u osnovi ista, da se prouče unutrašnje strukture koje upravljaju resursima organizacija i njihovom produktivnošću, pa se tako može odnositi i na javni organ i na upravni odbor privatne kompanije.
Bez skrivenih troškova
da uvek znate tačno šta plaćate, bez neprijatnih iznenađenja.
Outsorcing administracije
U ekonomiji današnjice, više nego ikada, kompanije traže načine da povećaju svoju produktivnost i efikasnost, a pri tom smanje troškove. Jedan od načina za smanjenje troškova, povećanje zarade i povećanje produktivnosti, koji sve više dobija na popularnosti jeste korišćenje „outsourcing“ usluga. „Outsourcing“ usluge su usluge treće strane, pri čemu specijalizovane firme za drugu stranu obavljaju one poslove za koje druga strana nema potrebna znanja, veštine ili resurse, a najčešće se radi o poslovima ili uslugama koje nisu temelj poslovanja strane koja outsorsing usluge traži. Kada je reč o administraciji, poslednjih godina outsorsing je veoma čest – ukoliko kompanija nema adekvatnu osobu koja se bavi administracijom ili nema dovoljno veliki obim posla za to radno mesto administracija se outsorsuje i na taj način se smanjuju troškovi i štedi vreme, jer firma koja traži usluge ne mora ulagati dodatna sredstva u proširenje vlastitih kapaciteta ili zapošljavati nove radnike, a s druge strane osigurava se kvalitet i stručnost.
Poslovni administratori
Kako se poslovno okruženje menja, tako se menjaju i usavršavaju zadaci poslovnog administratora. Iz tog razloga je važno pratiti sve promene u metodama poslovanja i unapređivati svoja znanja i veštine. Poslovni administrator je osoba koja za kompaniju vodi računa o dokumentaciji i evidenciji. U većini slučajeva sarađuje sa knjigovođama, zbog pripreme dokumentacije za knjiženje. Širok je spektar poslovnih aktivnosti koje poslovni administratori mogu da obavljaju u nekom preduzeću, ustanovi, instituciji ili bilo kojoj poslovnoj organizaciji.
Administrator priprema i ispostavlja račune, vodi evidenciju o dospelim obavezama plaćanja troškova poslovnog prostora. U njihovu nadležnost spada telefonska komunikacija i elektronska korespondencija, pisanje poslovnih dopisa i pisama prema dobijenim uputstvima kao i popunjavanje različitih formulara, popunjavanje i arhiviranje dokumenata, kao i odgovornost za povereni novac. Sve češće poslovi administracije se odnose i na knjiženje ulaznih i izlaznih faktura.
Zaduženja poslovnih administratora u oblasti knjigovodstva:
• blagajnički poslove
• isplaćivanje troškova, poreza i drugih fiskalnih obaveza
• prikupljanje knjigovodstvenih dokumenta i dostavljanje na knjiženje.
Zahvaljujući širokom spektru sposobnosti i ovladavanju različitih veština, poslovni administrator je potreban svakoj kompaniji. Bilo da je u pitanju mali biznis, ili jedna od najuspešnijih korporacija na svetu, poslovni administratori su neophodan resurs za uspešno poslovanje.
